Otsene vastus
Avage lõppenud koosolek Teamsis, leidke koosoleku kokkuvõttest üleskirjutus ja laadige see alla, kui teie roll ja organisatsiooni eeskirjad seda lubavad. Microsoft toetab praegu transkriptsiooni allalaadimist.docxvõi.vttvorming volitatud kasutajatele. Vaadake transkriptsioon üle, eemaldage ebaoluline vestlus ja korraldage kinnitatud teave kokkuvõtteks, otsusteks, toiminguteks, omanikeks, tähtaegadeks ja lahendamata küsimusteks.
1. Hankige ärakiri, mida olete volitatud kasutama
Microsofti praegune töövoog paigutab ärakirja eelmise koosoleku vestluse allaKokkuvõte → Transkriptsioon. Korraldajad ja kaaskorraldajad saavad selle vaikimisi alla laadida; muu juurdepääs võib sõltuda administraatori poliitikatest. Kui allalaadimine pole saadaval, küsige piirangust möödahiilimise asemel korraldajalt. Veenduge, et osalejaid teavitati salvestamisest või transkriptsioonist, ja järgige oma organisatsiooni privaatsusreegleid.
2. Säilitage allikas enne redigeerimist
Hoidke transkriptsioonist või salvestisest puutumata koopia. Töötage duplikaadi kallal, et saaksite allika juurde naasta, kui nimi, number, kohustus või tehniline termin on ebaselge. Ärakiri on ülevaatamiseks vajalik tõend, mitte lõpetatud protokoll.
3. Kasutage koosolekumärkmete struktuuri
Ärge tehke iga lause kokkuvõtet. Teabe ekstraheerimine struktuuri, mis toetab järeltegevust:
- Eesmärk:miks kohtumine toimus.
- Kokkuvõte:kolm kuni viis lauset olulisest kontekstist.
- Otsused:millega rühm nõustus või tagasi lükkas.
- Tegevusüksused:ülesanne, omanik ja tähtaeg.
- Avatud küsimused:mis vajab veel vastust.
- Viited:hiljem vajalikud failid, lingid või allikalõigud.
4. Muutke arutelu ettevaatlikult tegevusteks
Avaldus ei ole automaatselt kohustus. "Võime ettepaneku saata reedel" erineb sõnadest "Mina saadab ettepaneku reedeks." Salvestage toiming ainult siis, kui ärakiri toetab ülesannet, omanikku ja ajastust. Arvamise asemel märkige kinnitamiseks ebakindlad üksikasjad.
5. Vaadake üle kõrge riskiga üksikasjad
Kontrollige osalejate nimesid, kuupäevi, summasid, tootenimesid, hääli, otsuseid, omanikke ja tähtaegu ärakirja või salvestise alusel. Kui märkmed mõjutavad kliente, tööhõivet, juriidilist tööd, tervishoidu või finantsotsuseid, on vaja asjakohast inimülevaatajat.
Kohtumise märkmete malli näide
Kohtumine:Toote käivitamise ülevaade
Eesmärk:Kinnitage käivitamise blokeerijad ja omanikud.
Kokkuvõte:Meeskond pidas kinni kavandatud käivitamiskuupäevast, kuid tuvastas kaks lahendamata dokumentatsiooniülesannet.
Otsus:Säilitage praegune käivitamiskuupäev.
Tegevus:Alex — muutmise sissevõtmise koopia — tähtaeg 3. september.
Avatud küsimus:Kas tugi vajab täiendavat eskalatsioonijuhendit?
Kuhu MeetingNote sobib
MeetingNote on eraldi iOS-i transkriptsiooni ja märkmete tegemise töövoog salvestiste, häälmärkmete, videote ja failide jaoks. See leht ei nõua otsest Microsoft Teamsi integratsiooni. Kasutage MeetingNote'i, kui teil on volitatud salvestis või toetatud fail ja soovite koostada ärakirja, kokkuvõtet, struktureeritud märkmeid, viktoriine, mälukaarte või mõttekaarte; kontrollige alati tulemust.
Tutvuge MeetingNote'iga · Enne jagamist vaadake AI ärakiri üle · Muutke salvestis koosoleku märkmeteks
Korduma kippuvad küsimused
Kuidas muuta Teamsi ärakiri koosoleku märkmeteks?
Laadige alla või kopeerige volitatud ärakiri, kontrollige olulisi üksikasju ja korraldage sisu ümber kokkuvõtteks, otsusteks, tegevusüksusteks, omanikeks, tähtaegadeks ja avatud küsimusteks.
Kas igaüks saab Teamsi ärakirja alla laadida?
Ei. Juurdepääs sõltub rollist ja organisatsiooni poliitikast. Microsoft ütleb, et korraldajad ja kaaskorraldajad saavad vaikimisi alla laadida, administraatorid saavad aga õigusi juhtida.
Kas tehisintellekti koosoleku märkmed tuleks üle vaadata?
Jah. Enne nende jagamist või nende järgi tegutsemist kontrollige nimesid, numbreid, kuupäevi, otsuseid, omanikke ja tähtaegu.