คำตอบโดยตรง
เปิดการประชุมที่สิ้นสุดแล้วใน Teams ค้นหาบันทึกถอดความในสรุปการประชุม แล้วดาวน์โหลดหากบทบาทและนโยบายองค์กรอนุญาต Microsoft รองรับการดาวน์โหลดบันทึกถอดความในรูปแบบ .docx หรือ .vtt สำหรับผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตในปัจจุบัน ตรวจทานบันทึก ลบบทสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้อง และจัดข้อมูลที่ยืนยันแล้วเป็นสรุป การตัดสินใจ การดำเนินการ ผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา และคำถามที่ยังไม่คลี่คลาย
1. รับบันทึกถอดความที่คุณได้รับอนุญาตให้ใช้
ขั้นตอนปัจจุบันของ Microsoft วางบันทึกถอดความไว้ในแชทของการประชุมที่ผ่านมาภายใต้ Recap → Transcript ผู้จัดและผู้จัดร่วมดาวน์โหลดได้ตามค่าเริ่มต้น การเข้าถึงอื่นอาจขึ้นอยู่กับนโยบายผู้ดูแล หากดาวน์โหลดไม่ได้ ให้ถามผู้จัดแทนการเลี่ยงข้อจำกัด ยืนยันว่าผู้เข้าร่วมได้รับแจ้งเรื่องการบันทึกหรือการถอดความ และปฏิบัติตามกฎความเป็นส่วนตัวขององค์กร
2. เก็บต้นฉบับไว้ก่อนแก้ไข
เก็บสำเนาบันทึกถอดความหรือไฟล์บันทึกที่ยังไม่แก้ ทำงานบนสำเนาเพื่อกลับไปดูต้นฉบับเมื่อชื่อ ตัวเลข ข้อผูกพัน หรือคำศัพท์เทคนิคไม่ชัดเจน บันทึกถอดความเป็นหลักฐานที่ต้องตรวจ ไม่ใช่รายงานการประชุมที่เสร็จแล้ว
3. ใช้โครงสร้างบันทึกการประชุม
อย่าสรุปทุกประโยค ดึงข้อมูลเข้าสู่โครงสร้างที่ช่วยการติดตาม:
- วัตถุประสงค์: ทำไมจึงมีการประชุม
- สรุป: สามถึงห้าประโยคของบริบทสำคัญ
- การตัดสินใจ: สิ่งที่กลุ่มยอมรับหรือปฏิเสธ
- รายการดำเนินการ: งาน ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลา
- คำถามค้าง: สิ่งที่ยังต้องการคำตอบ
- แหล่งอ้างอิง: ไฟล์ ลิงก์ หรือช่วงต้นฉบับสำหรับภายหลัง
4. แปลงการพูดคุยเป็นรายการดำเนินการอย่างระมัดระวัง
คำพูดไม่ใช่ข้อผูกพันโดยอัตโนมัติ “เราอาจส่งข้อเสนอวันศุกร์” ต่างจาก “มินาจะส่งข้อเสนอภายในวันศุกร์” บันทึกการดำเนินการเฉพาะเมื่อบันทึกถอดความรองรับงาน ผู้รับผิดชอบ และเวลา ทำเครื่องหมายรายละเอียดที่ไม่แน่ใจเพื่อยืนยัน อย่าเดา
5. ตรวจทานรายละเอียดความเสี่ยงสูง
ตรวจชื่อผู้เข้าร่วม วันที่ จำนวน ชื่อผลิตภัณฑ์ การลงคะแนน การตัดสินใจ ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลากับบันทึกถอดความหรือไฟล์บันทึก หากบันทึกมีผลต่อลูกค้า การจ้างงาน งานกฎหมาย สุขภาพ หรือการตัดสินใจทางการเงิน ให้มีผู้ตรวจทานที่เป็นคนอย่างเหมาะสม
ตัวอย่างแม่แบบบันทึกการประชุม
การประชุม: ทบทวนการเปิดตัวผลิตภัณฑ์
วัตถุประสงค์: ยืนยันอุปสรรคการเปิดตัวและผู้รับผิดชอบ
สรุป: ทีมคงวันที่เปิดตัวตามแผน แต่ระบุงานเอกสารที่ยังไม่เสร็จสองรายการ
การตัดสินใจ: คงวันที่เปิดตัวปัจจุบัน
การดำเนินการ: Alex — แก้ข้อความ onboarding — กำหนด 3 กันยายน
คำถามค้าง: ฝ่ายสนับสนุนต้องการคู่มือการยกระดับเพิ่มหรือไม่
MeetingNote อยู่ในจุดไหน
MeetingNote เป็นขั้นตอน iOS แยกต่างหากสำหรับการถอดความและจดบันทึกจากไฟล์บันทึก บันทึกเสียง วิดีโอ และไฟล์ หน้านี้ไม่ได้กล่าวอ้างการเชื่อมต่อ Microsoft Teams โดยตรง ใช้ MeetingNote เมื่อมีไฟล์บันทึกที่ได้รับอนุญาตหรือไฟล์ที่รองรับ และต้องการสร้างบันทึกถอดความ สรุป บันทึกที่มีโครงสร้าง แบบทดสอบ บัตรคำ หรือแผนที่ความคิด และตรวจผลลัพธ์เสมอ
สำรวจ MeetingNote · ตรวจทานบันทึกถอดความ AI ก่อนแชร์ · แปลงการบันทึกเป็นบันทึกการประชุม
คำถามที่พบบ่อย
จะแปลงบันทึกถอดความ Teams เป็นบันทึกการประชุมอย่างไร
ดาวน์โหลดหรือคัดลอกบันทึกถอดความที่ได้รับอนุญาต ตรวจสอบรายละเอียดสำคัญ แล้วจัดเนื้อหาใหม่เป็นสรุป การตัดสินใจ รายการดำเนินการ ผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา และคำถามค้าง
ทุกคนดาวน์โหลดบันทึกถอดความ Teams ได้หรือไม่
ไม่ได้ การเข้าถึงขึ้นอยู่กับบทบาทและนโยบายองค์กร Microsoft ระบุว่าผู้จัดและผู้จัดร่วมดาวน์โหลดได้ตามค่าเริ่มต้น ส่วนผู้ดูแลสามารถควบคุมสิทธิ์ได้
ควรตรวจทานบันทึกการประชุมที่ AI สร้างหรือไม่
ควร ตรวจสอบชื่อ ตัวเลข วันที่ การตัดสินใจ ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลาก่อนแชร์หรือนำไปใช้