گزارش تصمیم جلسه در مقابل موارد اقدام: نمونه ها و الگو

یک گردش کار عملی

1. قبل از نوشتن کار، نتیجه را مشخص کنید

   برای هر موضوع بحث، بپرسید که شرکت کنندگان واقعاً چه توافقی داشتند. انتخاب را در جمله ای که می تواند خود به خود باقی بماند، یادداشت کنید. اگر گفتگو فقط احتمالات را بررسی کرد، آن را به عنوان یک سوال باز یا یک تصمیم پیشنهادی نگه دارید. رونوشت می تواند به شما در یافتن محل مبادله کمک کند، اما یک خلاصه روان به تنهایی تایید نمی کند که یک تصمیم تایید شده است.

2. زمینه کافی برای بازبینی مجدد انتخاب را ضبط کنید

   به تصمیم یک شناسه بدهید و تاریخ، دلیل، وضعیت و شخص یا گروهی که آن را تایید کرده است، یادداشت کنید. در صورت وجود پیوند منبع یا مهر زمانی اضافه کنید. الگوی اسناد تصمیم Atlassian شامل زمینه، نقش‌ها و وضعیت است. فیلدهای فشرده در اینجا یک انطباق سرمقاله برای یک رکورد جلسه کوچکتر است، نه الزامی برای استفاده از یک ابزار پروژه خاص.

3. اعمال را به عنوان کار قابل مشاهده بنویسید

   هر اقدامی را با کاری که باید تکمیل شود شروع کنید. مالک و مهلت توافق شده را ضبط کنید، سپس آن را به تصمیمی که پشتیبانی می کند متصل کنید. Atlassian موارد اقدام را به عنوان وظایف خاص یا مراحل بعدی تعیین شده در طول یا بعد از بحث توصیف می کند. یادآوری مبهمی مانند مرور بعداً قبل از تبدیل شدن به یک تعهد مفید نیاز به توضیح دارد.

4. به صراحت توافق نامه را علامت بزنید

   اگر هیچ مالک یا تاریخی تأیید نشد، بنویسید که تأیید نشده است و مشخص کنید که چه چیزی نیاز به توضیح دارد. از یک تاریخ تقویم صریح به جای عبارتی مانند هفته آینده پس از توافق با تاریخ استفاده کنید. شامل یک منطقه زمانی برای ضرب الاجلی که از مناطق عبور می کند. این فیلدها باید منعکس کننده جلسه باشند، نه اینکه شکاف ها را با حدس ایجاد شده توسط هوش مصنوعی پر کنند.

5. زمانی که طرح تغییر کرد، رکورد را مرور کنید

   تصمیم و وظایف مرتبط با آن را در بررسی بعدی بررسی کنید. اگر تصمیم جدیدی جایگزین تصمیم قبلی شد، رکورد قبلی را نگه دارید و آن را به عنوان جایگزین علامت گذاری کنید تا تاریخ قابل درک بماند. به روز رسانی وضعیت کار به طور جداگانه: یک کار تکمیل شده، به خودی خود به این معنی نیست که هر بخشی از تصمیم اجرا شده است.

چه چیزی را بررسی کنیم

یک تایید کننده و یک صاحب وظیفه نقش های متفاوتی دارند. تصور نکنید که آنها یک فرد هستند. زمانی که بر وضعیت تصمیم تأثیر می‌گذارد، صلاحیت‌هایی مانند مشمول بررسی را حفظ کنید. قبل از اشتراک‌گذاری یادداشت‌های ایجاد شده توسط هوش مصنوعی، قسمت‌هایی را که تأیید، مسئولیت و زمان‌بندی را بر خلاف منبع و درک شرکت‌کنندگان تعیین می‌کنند، تأیید کنید.

سوالات متداول

آیا گزارش تصمیم گیری همان صورتجلسه است؟

خیر. صورتجلسه می تواند شامل حضور، بحث، تصمیم گیری و اقدامات باشد. گزارش تصمیم گیری بر انتخاب های مورد توافق و زمینه آنها تمرکز دارد، اغلب در بیش از یک جلسه.

آیا یک تصمیم می تواند چندین آیتم اقدام ایجاد کند؟

بله. تصمیم را به عنوان یک رکورد نگه دارید و هر کار بعدی را به آن مرتبط کنید. به هر وظیفه ای زمانی که توافق شده است، صاحب، مهلت و وضعیت خاص خود را بدهید.

اگر جلسه مالک یا مهلت انتخاب نکرد چه؟

اطلاعات گم شده را به عنوان تایید نشده علامت گذاری کنید و به دنبال توضیح باشید. یک بحث ناقص را صرفاً برای پایان دادن به یادداشت ها به تعهد تعیین شده تبدیل نکنید.