შეხვედრის გადაწყვეტილების ჟურნალი vs ქმედების ელემენტები: მაგალითები და შაბლონი

პრაქტიკული სამუშაო პროცესი

1. ამოცანის დაწერამდე განსაზღვრეთ შედეგი

   თითოეული სადისკუსიო თემისთვის ჰკითხეთ რას შეთანხმდნენ მონაწილეები რეალურად. ჩაწერეთ არჩევანი წინადადებაში, რომელიც შეიძლება დამოუკიდებლად დადგეს. თუ საუბარი მხოლოდ შესაძლებლობებს იკვლევდა, შეინახეთ ის ღია კითხვად ან შემოთავაზებულ გადაწყვეტილებად. ჩანაწერი დაგეხმარებათ გაცვლის პოვნაში, მაგრამ მხოლოდ თავისუფლად შეჯამება არ ადასტურებს, რომ გადაწყვეტილება დამტკიცდა.

2. ჩაწერეთ საკმარისი კონტექსტი, რომ გადახედოთ არჩევანს

   მიეცით გადაწყვეტილებას იდენტიფიკატორი და მიუთითეთ მისი თარიღი, მიზეზი, სტატუსი და პირი ან ჯგუფი, რომელმაც დაამტკიცა იგი. დაამატეთ წყაროს ბმული ან დროის ანაბეჭდი, სადაც ეს შესაძლებელია. Atlassian-ის გადაწყვეტილების დოკუმენტაციის შაბლონი მოიცავს კონტექსტს, როლებს და სტატუსს; კომპაქტური ველები აქ არის სარედაქციო ადაპტაცია მცირე შეხვედრის ჩანაწერისთვის და არა კონკრეტული პროექტის ინსტრუმენტის გამოყენების მოთხოვნა.

3. ჩაწერეთ მოქმედებები, როგორც დაკვირვებადი სამუშაო

   დაიწყეთ თითოეული მოქმედება დავალებით, რომელიც უნდა შესრულდეს. ჩაწერეთ მფლობელი და შეთანხმებული ვადა, შემდეგ დაუკავშირეთ ის გადაწყვეტილებას, რომელსაც მხარს უჭერს. Atlassian აღწერს სამოქმედო პუნქტებს, როგორც კონკრეტულ ამოცანებს ან შემდეგ ნაბიჯებს, რომლებიც დავალებულია დისკუსიის დროს ან მის შემდეგ. ბუნდოვანი შეხსენება, როგორიცაა მოგვიანებით მიმოხილვა, საჭიროებს განმარტებას, სანამ ის გახდება სასარგებლო ვალდებულება.

4. მკაფიოდ მონიშნეთ დაკარგული შეთანხმება

   თუ არცერთი მფლობელი ან თარიღი არ დადასტურდა, დაწერეთ, რომ ის დაუდასტურებელია და დაადგინეთ, რა საჭიროებს განმარტებას. გამოიყენეთ აშკარა კალენდარული თარიღი, ვიდრე ფრაზა, როგორიცაა შემდეგი კვირა, როდესაც თარიღი შეთანხმებულია. ჩართეთ დროის სარტყელი ბოლო ვადით, რომელიც კვეთს რეგიონებს. ეს ველები უნდა ასახავდეს შეხვედრას და არ შეავსონ ხარვეზები ხელოვნური ინტელექტის გამოცნობით.

5. გადახედეთ ჩანაწერს, როდესაც გეგმა იცვლება

   გადახედეთ გადაწყვეტილებას და მასთან დაკავშირებულ ამოცანებს ერთად მომდევნო განხილვისას. თუ ახალი გადაწყვეტილება ჩაანაცვლებს ძველს, შეინახეთ ადრინდელი ჩანაწერი და მონიშნეთ, როგორც ჩანაცვლებული, რათა ისტორია გასაგები დარჩეს. ცალკე განაახლეთ დავალების სტატუსი: დასრულებული დავალება თავისთავად არ ნიშნავს, რომ გადაწყვეტილების ყველა ნაწილი შესრულებულია.

რა უნდა შემოწმდეს

დამმტკიცებელს და დავალების მფლობელს განსხვავებული როლები აქვთ; არ იფიქროთ, რომ ისინი ერთი და იგივე პიროვნებაა. შეინარჩუნეთ ისეთი კვალიფიკაციები, როგორიცაა განხილვის საგანი, როდესაც ისინი გავლენას ახდენენ გადაწყვეტილების სტატუსზე. ხელოვნური ინტელექტის მიერ გენერირებული შენიშვნების გაზიარებამდე, გადაამოწმეთ პასაჟები, რომლებიც ადგენს დამტკიცებას, პასუხისმგებლობას და ვადებს წყაროსა და მონაწილეთა გაგების საწინააღმდეგოდ.

ხშირად დასმული კითხვები

გადაწყვეტილების ჟურნალი იგივეა, რაც შეხვედრის ოქმი?

არა. შეხვედრის ოქმები შეიძლება მოიცავდეს დასწრებას, დისკუსიას, გადაწყვეტილებებს და მოქმედებებს. გადაწყვეტილების ჟურნალი ფოკუსირებულია შეთანხმებულ არჩევანზე და მათ კონტექსტზე, ხშირად ერთზე მეტ შეხვედრაზე.

შეუძლია თუ არა ერთ გადაწყვეტილებას რამდენიმე სამოქმედო ელემენტის შექმნა?

დიახ. შეინახეთ გადაწყვეტილება, როგორც ერთი ჩანაწერი და დაუკავშირეთ მას ყოველი შემდგომი დავალება. მიეცით თითოეულ დავალებას საკუთარი მფლობელი, ვადა და სტატუსი, როდესაც ისინი შეთანხმებულია.

რა მოხდება, თუ შეხვედრამ არ აირჩია მფლობელი ან ვადა?

მონიშნეთ დაკარგული ინფორმაცია დაუდასტურებლად და მოიძიეთ განმარტება. ნუ გადააქცევთ არასრულ დისკუსიას დაკისრებულ ვალდებულებად, უბრალოდ ჩანაწერების დასასრულებლად.