Nhật ký quyết định cuộc họp và các mục hành động: Ví dụ và mẫu

Quy trình làm việc thực tế

1. Xác định kết quả trước khi viết task

   Đối với mỗi chủ đề thảo luận, hãy hỏi những gì người tham gia thực sự đồng ý. Ghi lại sự lựa chọn trong một câu có thể tự đứng vững. Nếu cuộc trò chuyện chỉ khám phá các khả năng, hãy giữ nó như một câu hỏi mở hoặc một quyết định được đề xuất. Một bản ghi có thể giúp bạn xác định vị trí trao đổi, nhưng chỉ một bản tóm tắt trôi chảy thôi thì không thể khẳng định rằng quyết định đã được phê duyệt.

2. Ghi lại đủ bối cảnh để xem lại lựa chọn

   Cung cấp cho quyết định một số nhận dạng và ghi lại ngày tháng, lý do, trạng thái và người hoặc nhóm đã phê duyệt quyết định đó. Thêm liên kết nguồn hoặc dấu thời gian nếu có. Mẫu tài liệu quyết định của Atlassian bao gồm bối cảnh, vai trò và trạng thái; các trường nhỏ gọn ở đây là sự điều chỉnh biên tập cho bản ghi cuộc họp nhỏ hơn, không phải là yêu cầu sử dụng một công cụ dự án cụ thể.

3. Viết các hành động dưới dạng tác phẩm có thể quan sát được

   Bắt đầu mỗi hành động với nhiệm vụ phải hoàn thành. Ghi lại chủ sở hữu và thời hạn đã thỏa thuận, sau đó kết nối nó với quyết định mà nó hỗ trợ. Atlassian mô tả các mục hành động là các nhiệm vụ cụ thể hoặc các bước tiếp theo được giao trong hoặc sau các cuộc thảo luận. Một lời nhắc nhở mơ hồ như Xem lại sau cần được làm rõ trước khi nó trở thành một cam kết hữu ích.

4. Đánh dấu thỏa thuận còn thiếu một cách rõ ràng

   Nếu không có chủ sở hữu hoặc ngày nào được xác nhận, hãy viết rằng nó chưa được xác nhận và xác định những gì cần làm rõ. Sử dụng ngày theo lịch rõ ràng thay vì cụm từ chẳng hạn như tuần tới sau khi ngày đã được thống nhất. Bao gồm múi giờ cho thời hạn vượt qua các khu vực. Các trường này phải phản ánh cuộc họp chứ không phải lấp đầy khoảng trống bằng phỏng đoán do AI tạo.

5. Xem lại hồ sơ khi kế hoạch thay đổi

   Kiểm tra lại quyết định và các nhiệm vụ liên quan của nó trong lần xem xét tiếp theo. Nếu một quyết định mới thay thế quyết định cũ, hãy giữ lại hồ sơ trước đó và đánh dấu nó là đã thay thế để lịch sử vẫn có thể hiểu được. Cập nhật trạng thái nhiệm vụ một cách riêng biệt: bản thân một nhiệm vụ đã hoàn thành không có nghĩa là mọi phần của quyết định đã được thực hiện.

Những gì cần kiểm tra

Người phê duyệt và chủ sở hữu nhiệm vụ có các vai trò khác nhau; đừng cho rằng họ là cùng một người. Duy trì các tiêu chuẩn như đối tượng được xem xét khi chúng ảnh hưởng đến trạng thái của quyết định. Trước khi chia sẻ ghi chú do AI tạo, hãy xác minh các đoạn xác lập sự chấp thuận, trách nhiệm và thời gian dựa trên nguồn và sự hiểu biết của người tham gia.

Câu hỏi thường gặp

Nhật ký quyết định có giống như biên bản cuộc họp không?

Không. Biên bản cuộc họp có thể bao gồm việc tham dự, thảo luận, quyết định và hành động. Nhật ký quyết định tập trung vào các lựa chọn đã được thống nhất và bối cảnh của chúng, thường diễn ra trong nhiều cuộc họp.

Một quyết định có thể tạo ra nhiều mục hành động không?

Đúng. Giữ quyết định dưới dạng một bản ghi và liên kết từng nhiệm vụ tiếp theo với nó. Cung cấp cho mỗi nhiệm vụ chủ sở hữu, thời hạn và trạng thái riêng khi những điều đó đã được thống nhất.

Điều gì sẽ xảy ra nếu cuộc họp không chọn được người chủ trì hoặc thời hạn?

Đánh dấu thông tin còn thiếu là chưa được xác nhận và yêu cầu làm rõ. Đừng biến một cuộc thảo luận chưa đầy đủ thành một cam kết được giao chỉ để hoàn thành các ghi chú.