Πώς να ζητήσετε άδεια για ηχογράφηση μιας σύσκεψης (με παραδείγματα διατύπωσης)

Μια πρακτική ροή εργασίας

1. Ελέγξτε τους κανόνες πριν από τη σύσκεψη

   Σε ορισμένα μέρη αρκεί η συναίνεση ενός προσώπου της συζήτησης, σε άλλα πρέπει να συμφωνήσουν όλοι, και οι νόμοι προστασίας δεδομένων μπορεί επιπλέον να απαιτούν να ενημερώσετε τους ανθρώπους για τη χρήση των ηχογραφήσεων. Ο εργοδότης, το σχολείο ή ο πελάτης σας μπορεί να έχουν αυστηρότερους κανόνες. Μάθετε ποιοι κανόνες ισχύουν πριν από τη σύσκεψη, ειδικά όταν οι συμμετέχοντες βρίσκονται σε διαφορετικά μέρη.

2. Ρωτήστε εκ των προτέρων όταν μπορείτε

   Αναφέρετε την ηχογράφηση στην πρόσκληση ή στην ατζέντα ώστε να μην αιφνιδιαστεί κανείς. Μια φράση όπως «Με τη συναίνεσή σας θα ηχογραφήσω αυτή την κλήση για να ετοιμάσω σημειώσεις» επιτρέπει σε οποιονδήποτε να αντιταχθεί ιδιωτικά πριν από τη σύσκεψη. Η προειδοποίηση δεν αντικαθιστά την ερώτηση στην αρχή, αλλά διευκολύνει την απάντηση.

3. Ρωτήστε ξανά στην αρχή και περιμένετε απαντήσεις

   Πριν πατήσετε εγγραφή, πείτε τον σκοπό, ποιος θα λάβει τις σημειώσεις και πόσο καιρό θα κρατήσετε τον ήχο. Μετά κάντε μια παύση και ρωτήστε αν συμφωνούν όλοι. Η σιωπή σε μια μεγάλη κλήση είναι αμφίσημη, οπότε καλέστε τους συμμετέχοντες να πουν όχι ή να σας στείλουν ιδιωτικό μήνυμα και ξεκαθαρίστε ότι η άρνηση δεν θα έχει συνέπειες.

4. Επιβεβαιώστε τη συναίνεση στην ηχογράφηση

   Όταν ξεκινήσει η ηχογράφηση, επαναλάβετε σύντομα ότι η σύσκεψη ηχογραφείται με τη συναίνεση όλων. Έτσι μένει σαφής καταγραφή της συναίνεσης στην αρχή του αρχείου. Αν κάποιος συνδεθεί αργότερα, πείτε του ότι γίνεται ηχογράφηση και βεβαιωθείτε ότι συμφωνεί.

5. Σεβαστείτε μια άρνηση και χειριστείτε τα αρχεία με προσοχή

   Αν κάποιος αρνηθεί, μην τον ηχογραφήσετε. Κρατήστε αντί γι’ αυτό γραπτές σημειώσεις ή διακόψτε προσωρινά την ηχογράφηση στο μέρος στο οποίο αντιτίθεται. Όταν ηχογραφείτε, αποθηκεύστε το αρχείο με ασφάλεια, μοιραστείτε την απομαγνητοφώνηση και τη σύνοψη μόνο με τα πρόσωπα που αναφέρατε και διαγράψτε τον ήχο όταν δεν τον χρειάζεστε πια.

Τι να ελέγξετε

Ένα εικονίδιο ηχογράφησης ή μια αυτόματη ειδοποίηση δεν καλύπτει απαραίτητα όλες τις νομικές ή εσωτερικές απαιτήσεις. Μη θεωρείτε ότι η συναίνεση για μία σύσκεψη ισχύει και για τις επόμενες και μη μοιράζεστε μια ηχογράφηση εκτός της ομάδας που αναφέρατε χωρίς να ρωτήσετε ξανά. Αν δεν είστε βέβαιοι αν απαιτείται συναίνεση, συμβουλευτείτε το νομικό τμήμα ή το τμήμα κανονιστικής συμμόρφωσης πριν ηχογραφήσετε.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς ζητάτε ευγενικά να ηχογραφήσετε μια σύσκεψη;

Εξηγήστε τον σκοπό και κάντε μια άμεση ερώτηση, για παράδειγμα: «Σας πειράζει να το ηχογραφήσω για να κρατήσω ακριβείς σημειώσεις; Θα τις μοιραστώ μόνο με αυτή την ομάδα.» Δώστε στους ανθρώπους πραγματική επιλογή να αρνηθούν.

Είναι νόμιμο να ηχογραφήσω μια σύσκεψη χωρίς να το πω σε κανέναν;

Εξαρτάται από το πού βρίσκονται οι συμμετέχοντες και τι είδους συζήτηση είναι. Ορισμένοι νόμοι επιτρέπουν την ηχογράφηση με τη συναίνεση ενός συμμετέχοντα, ενώ άλλοι απαιτούν τη συναίνεση όλων. Ελέγξτε τους ισχύοντες κανόνες και, αν έχετε αμφιβολίες, ρωτήστε όλους.

Τι κάνω αν ένα άτομο πει όχι;

Μην ηχογραφήσετε αυτό το άτομο. Μπορείτε να κρατήσετε γραπτές σημειώσεις, να διακόψετε την ηχογράφηση όσο μιλά ή να συμφωνήσετε σε άλλον τρόπο καταγραφής των αποφάσεων. Ο σεβασμός της απάντησης διατηρεί την εμπιστοσύνη στις επόμενες συσκέψεις.