如何取得錄製會議的同意（附範例說法）

實用的工作流程

1. 會前先確認規定

   有些地方只需對話中一方同意，有些地方則需要所有人同意，個人資料保護法也可能要求你告知錄音的用途。你的雇主、學校或客戶也可能有更嚴格的規定。會前弄清楚適用哪些規定，尤其是與會者身在不同地點時。

2. 盡可能事先詢問

   在會議邀請或議程中註明會錄音，避免有人感到意外。像「如果各位同意，我會錄下這通電話以整理會議紀錄」這樣一句話，能讓任何人在會前私下表示反對。事先告知不能取代會議開始時的詢問，但能讓大家更容易回答。

3. 開場時再問一次並等待回應

   按下錄音鍵之前，說明目的、紀錄會給誰，以及音檔保存多久。接著停頓一下，詢問大家是否同意。人數多的通話中，沉默的意思並不明確，所以請大家直接說「不」或私訊你，並清楚表示拒絕不會有任何後果。

4. 在錄音中確認同意

   錄音開始後，簡短重申本次會議是在所有人同意下錄製的。這樣檔案開頭就留有清楚的同意紀錄。如果有人中途加入，告訴對方正在錄音，並確認他同意。

5. 尊重拒絕，謹慎處理檔案

   如果有人拒絕，就不要錄他。改以手寫記錄，或在他反對的部分暫停錄音。錄音時要妥善保存檔案，只將逐字稿和摘要分享給事先說明的人，不再需要時刪除音檔。

要檢查什麼

錄音圖示或自動通知不一定能滿足所有法律或內部要求。不要以為一場會議的同意也適用於之後的會議，也不要在未再次詢問的情況下，把錄音分享到事先說明的範圍之外。如果不確定是否需要取得同意，請在錄音前諮詢法務或法遵部門。

常見問題

要怎麼禮貌地詢問能否錄製會議？

說明目的並直接詢問，例如：「我想錄音以便做正確的記錄，可以嗎？只會分享給在場的各位。」要讓大家有真正拒絕的選擇。

沒有告訴任何人就錄製會議合法嗎？

這取決於與會者所在的地點和談話的性質。有些法律允許在一方同意下錄音，有些則要求所有人同意。請確認適用的規定，如有疑問，就徵求所有人的同意。

如果有一個人拒絕怎麼辦？

不要錄這個人。你可以手寫記錄、在他發言時暫停錄音，或約定其他記錄決議的方式。尊重對方的回答，有助於在之後的會議中維持信任。