Hvernig á að biðja um leyfi til að taka upp fund (með dæmum um orðalag)

Hagnýtt vinnuflæði

1. Kynntu þér reglurnar fyrir fundinn

   Sums staðar nægir samþykki eins aðila samtalsins, annars staðar þurfa allir að samþykkja, og persónuverndarlög geta auk þess krafist þess að fólki sé sagt hvernig upptökur eru notaðar. Vinnuveitandi, skóli eða viðskiptavinur getur haft strangari reglur. Kannaðu hvaða reglur gilda fyrir fundinn, sérstaklega ef þátttakendur eru á ólíkum stöðum.

2. Spurðu fyrir fram þegar hægt er

   Nefndu upptökuna í fundarboðinu eða dagskránni svo enginn verði hissa. Setning eins og „Með ykkar samþykki tek ég þetta samtal upp til að útbúa glósur“ gerir hverjum sem er kleift að mótmæla í einrúmi fyrir fundinn. Fyrirframtilkynning kemur ekki í stað spurningarinnar í upphafi, en auðveldar að svara henni.

3. Spurðu aftur í upphafi og bíddu eftir svörum

   Áður en þú ýtir á upptöku skaltu nefna tilganginn, hver fær glósurnar og hve lengi hljóðið verður geymt. Gerðu svo hlé og spurðu hvort allir samþykki. Þögn á stórum fundi er tvíræð, svo hvettu fólk til að segja nei eða senda þér einkaskilaboð, og gerðu ljóst að það hefur engar afleiðingar að neita.

4. Staðfestu samþykkið í upptökunni

   Þegar upptakan er hafin skaltu endurtaka stuttlega að fundurinn sé tekinn upp með samþykki allra. Þá er skýr skráning á samþykkinu í upphafi skrárinnar. Ef einhver kemur seint inn, segðu viðkomandi að verið sé að taka upp og fáðu staðfest að hann samþykki.

5. Virtu neitun og meðhöndlaðu skrárnar af varúð

   Ef einhver neitar skaltu ekki taka hann upp. Skrifaðu frekar glósur í höndunum eða gerðu hlé á upptökunni meðan á þeim hluta stendur sem viðkomandi mótmælir. Þegar þú tekur upp skaltu geyma skrána á öruggum stað, deila uppskrift og samantekt aðeins með þeim sem þú nefndir og eyða hljóðinu þegar þú þarft ekki lengur á því að halda.

Hvað á að athuga

Upptökutákn eða sjálfvirk tilkynning uppfyllir ekki endilega allar lagalegar eða innri kröfur. Gerðu ekki ráð fyrir að samþykki fyrir einn fund gildi um næstu fundi og deildu ekki upptöku út fyrir hópinn sem þú nefndir án þess að spyrja aftur. Ef þú ert ekki viss um hvort samþykkis sé krafist skaltu ráðfæra þig við lögfræðideild eða regluvörslu áður en þú tekur upp.

Algengar spurningar

Hvernig biður maður kurteislega um að taka upp fund?

Útskýrðu tilganginn og spurðu beint, til dæmis: „Er í lagi að ég taki þetta upp svo ég geti skrifað nákvæmar glósur? Ég deili þeim aðeins með þessum hópi.“ Gefðu fólki raunverulegan kost á að neita.

Er löglegt að taka upp fund án þess að láta vita?

Það fer eftir því hvar þátttakendur eru og hvers konar samtal er um að ræða. Sum lög leyfa upptöku með samþykki eins þátttakanda en önnur krefjast samþykkis allra. Kynntu þér reglurnar sem gilda og spurðu alla ef þú ert í vafa.

Hvað ef einn segir nei?

Taktu viðkomandi ekki upp. Þú getur skrifað glósur í höndunum, gert hlé á upptökunni meðan hann talar eða samið um aðra leið til að skrá ákvarðanir. Að virða svarið varðveitir traust á næstu fundum.